Cerraste la caja, el POS dice un número y en el cajón hay otro. No adivines y no ajustes el conteo para que cuadre. Una diferencia es información: te dice que hoy pasó algo que el POS no vio.
Señales de que estás en esta situación
- El resumen Caja cerrada — arqueo muestra una Diferencia distinta de cero.
- En Reportes → Vista de sesión, Esperado en caja y Conteo de cierre no coinciden.
- La misma terminal sale con faltante (o sobrante) varios días seguidos.
Qué hacer ahora mismo
- Vuelve a contar el cajón, de preferencia con una segunda persona. Separa billetes, monedas y cualquier vale o comprobante.
- Abre Reportes → Vista de sesión y elige la sesión en Seleccionar sesión. Lee el bloque Conciliación de efectivo: Fondo inicial, Efectivo recibido, + Ingresos registrados, - Gastos registrados, Esperado en caja, Conteo de cierre, Diferencia.
- Revisa Gastos e ingresos. Todo el efectivo que salió del cajón (un proveedor pagado en efectivo, hielo, cambio) debe estar ahí como Gasto. Lo que falte explica un faltante.
- Revisa Reportes → Métodos de pago del día. Una venta con tarjeta registrada como Efectivo (o al revés) mueve dinero entre columnas sin moverlo en el cajón.
- Mira Pagos → Reembolsos del día. Un reembolso en efectivo entregado sin pasar por Reembolso en el POS es un faltante.
- Si la caja sigue abierta, registra lo que encontraste con Registrar gasto / ingreso en la página Personal, con un Concepto claro. Si ya está cerrada, anótalo en tu propia bitácora con la fecha de la sesión y quién contó.
Decide
| Si… | Entonces… |
|---|---|
| Se pagó un gasto en efectivo del cajón y nunca se registró | La próxima vez regístralo antes de que salga el dinero. La diferencia queda explicada; no hay más que hacer. |
| Una venta se cobró con el método de pago equivocado | Pregunta al cajero cuál fue. El total de la terminal bancaria debe coincidir con Tarjeta en Métodos de pago. |
| Se dio mal el cambio en la hora pico | Diferencias pequeñas, al azar y en ambos sentidos. Enseña a contar el cambio en voz alta y a usar Monto entregado para que Cambio a entregar haga la cuenta. |
| El faltante se repite en un turno o con una persona | Trátalo como patrón, no como accidente. Ve a Actividad sospechosa. |
| La caja tiene sobrante | Casi siempre es un ingreso sin registrar o un error de cambio. No te lo quedes y no lo dejes suelto: pertenece al siguiente arqueo. |
Después, y cómo evitarlo
- Cuenta el fondo inicial junto con el cajero y captúralo exacto al Abrir caja. Un fondo mal capturado aparece como diferencia al cierre.
- Regla: ningún efectivo sale del cajón sin antes un registro en Registrar gasto / ingreso.
- Abre una caja por terminal y por día. Las sesiones largas mezclan varios turnos y hacen imposible atribuir la diferencia.
- Vigila la línea Diferencia en Vista de sesión todos los días durante una semana después de un cambio de personal o una terminal nueva.