Llegó el camión, la factura dice una cosa y las cajas dicen otra. La regla es simple: el POS debe reflejar lo que físicamente hay en tu tienda, no lo que dice el papel. Recibe exactamente lo que llegó y arregla el resto con el proveedor.
Señales de que estás en esta situación
- Menos unidades que en la factura, o un producto que no llegó.
- Cajas dañadas, producto derramado o fechas demasiado cortas para venderse.
- El POS dice Este código de barras ya está en tu catálogo cuando intentas agregar un producto.
- El costo en la factura es distinto al de la vez anterior.
Qué hacer ahora mismo
- Cuenta antes de confirmar nada. Abre Proveedores → Recibir envío (o la orden de compra → Recibir mercancía) y agrega una partida por producto con la Cantidad que de verdad contaste, no la de la factura.
- Captura el Costo de la factura y la Fecha de caducidad impresa en el producto. Si una partida viene corta, anótalo en tu copia de la factura para el proveedor.
- Unidades dañadas: no las recibas si se regresan en el camión. Si te las quedas, recíbelas y luego dalas de baja con Ajustar y Motivo Merma.
- Si el código de barras ya existe, busca el producto en lugar de crear uno nuevo. Dos productos con un mismo código van a confundir al cobro por meses.
- Toca Confirmar recepción. Existencia, costo y caducidad se actualizan juntos. Si falla, no se guardó nada; corrige la partida que te señala y confirma de nuevo.
- Contacta al proveedor ese mismo día por faltantes, daños o fechas, y sigue tu acuerdo para nota de crédito o reposición.
Decide
| Si… | Entonces… |
|---|---|
| Entrega incompleta, el resto llega después | Recibe ahora lo que llegó. Recibe el resto como un segundo envío cuando llegue. |
| Las fechas de caducidad son más cortas de lo que puedes vender | Rechaza esas unidades si tu acuerdo lo permite. Si te las quedas, recíbelas con la fecha real para que aparezcan en Próxima caducidad desde el primer día. |
| Subió el costo | Recibe con el costo nuevo; el POS lleva un promedio ponderado. Luego revisa el margen en Reportes → Ventas de productos y mira Día de cambio de precios. |
| Llegó un producto que no conoces | Usa Agregar producto en la partida de recepción para crearlo con un Precio de venta, o déjalo fuera y aclara con el proveedor antes de venderlo. |
| El mismo proveedor viene corto o tarde una y otra vez | Lleva un registro simple por entrega: prometido, entregado, dañado. Úsalo en la siguiente negociación o para cambiar de proveedor. |
Después, y cómo evitarlo
- Una sola persona recibe; cuenta y después confirma, el mismo día.
- Crea la orden de compra primero y recibe contra ella, para tener lo prometido y lo entregado lado a lado.
- Revisa Inventario → Movimientos filtrado por Entrega a la mañana siguiente para confirmar que la recepción quedó como esperabas.
- Guarda la factura con tus propias notas para cualquier reclamo.