Contaste y los números no cuadran. La mayoría de las diferencias no son robo. Son entregas que nunca se registraron, cajas abiertas y vendidas por pieza, redondeo del producto a granel, o un ajuste que nadie capturó. Encuentra la causa primero; la solución casi siempre es un proceso, no un número.
Señales de que estás en esta situación
- El reporte de variación del Conteo físico de inventario muestra filas rojas (faltante) o verdes (sobrante).
- Inventario → Existencias marca Agotado algo que sí está en el anaquel, o muestra existencia de algo que no encuentras.
- A los cajeros les sale seguido el aviso Solo quedan N en productos que sabes que están llenos.
Qué hacer ahora mismo
- Antes de enviar el conteo, vuelve a contar las diferencias más grandes. El error de conteo es la causa más común.
- Abre Inventario → Movimientos para el producto y usa Filtrar por motivo. Lee los últimos movimientos: Venta, Entrega, Reembolso, Corrección, Conteo físico. Busca el último punto donde el número tenía sentido.
- Revisa Inventario → Unidades abiertas. Una caja abierta y vendida por pieza vive ahí con un conteo Restante; si las piezas en el anaquel son otras, usa Corregir conteo con un Motivo.
- Revisa Proveedores y Órdenes de compra por alguna entrega que llegó pero nunca se confirmó con Confirmar recepción. Si encuentras una, recíbela ahora en lugar de ajustar.
- Abre Registro de auditoría, pon Fecha desde y Fecha hasta de los últimos días, limita Todo el personal a una persona si sospechas de alguien, y Aplicar filtros para ver quién ajustó qué.
- Solo entonces envía: Inventario → Conteo físico, captura las cantidades reales, Enviar conteo, revisa el reporte de variación, Listo. Cada producto ajustado queda registrado con Motivo Conteo físico.
Decide
| Si… | Entonces… |
|---|---|
| Una entrega se acomodó en el anaquel pero nunca se recibió en el POS | Recíbela con Recibir envío con el costo y la caducidad reales. No lo arregles con un ajuste manual; perderías el costo y la fecha de caducidad. |
| Se abrió una caja y se vendió por pieza sin abrir una unidad | De ahora en adelante usa Unidades abiertas → Abrir una nueva unidad. Corrige la diferencia actual con Corregir conteo. |
| El producto se vende por peso y la diferencia es pequeña | Es la desviación normal por redondeo de báscula y derrames. Ajusta con Motivo Merma o Corrección y sigue adelante. |
| Solo faltan artículos de alto valor y el patrón se repite | Deja de ajustar y ve a Actividad sospechosa. |
| El producto simplemente tiene el número mal y no encuentras por qué | Ajusta con Motivo Corrección para que aparezca en Merma/Desperdicio como corrección, no como desperdicio. |
Después, y cómo evitarlo
- Cuenta por categoría con un calendario rotativo en lugar de toda la tienda una vez al año. Los conteos pequeños y frecuentes encuentran las causas mientras todavía se ven.
- Toda caja que se abre pasa por Unidades abiertas. Toda baja pasa por Ajustar con el Motivo correcto.
- Revisa Reportes → Análisis de inventario → Merma/Desperdicio cada mes y fíjate en la división entre Desperdicio y Corrección. Muchas correcciones significan que el proceso tiene fugas, no el anaquel.
- Haz responsable a una sola persona de confirmar cada entrega en el POS el mismo día que llega.