Un cliente está en el mostrador, con ticket o sin él, pidiendo su dinero. Mantén la calma y sé rápido: decide con la política de tu tienda y deja que el POS lo registre para que tu caja y tu existencia queden correctas. Un reembolso siempre necesita la aprobación de un gerente en el POS.
Señales de que estás en esta situación
- El cliente devuelve un producto, se queja de la calidad o dice que le cobraron mal.
- La venta ya está pagada y aparece en Pagos → Pagos recientes.
Qué hacer ahora mismo
- Busca la venta en Pagos. Usa los filtros o Filtrar por ID… si el cliente trae el ticket.
- Toca Reembolso. En Procesar reembolso, selecciona solo los artículos que se devuelven y pon la Cant..
- Para cada artículo decide Reponer: márcalo solo si el producto regresa al anaquel en condición de venderse. Déjalo sin marcar si viene dañado, abierto o caducado.
- Elige un Motivo: Pedido equivocado, Problema de calidad, Queja del cliente, Error de facturación u Otro. Revisa el Total del reembolso.
- Toca Solicitar aprobación. Un gerente ingresa su PIN. Devuelve el dinero por el mismo método con el que pagó el cliente, según la política de tu tienda.
- Si el reembolso reduce el efectivo del cajón, ya está reflejado en la caja. No registres un gasto aparte por él.
Decide
| Si… | Entonces… |
|---|---|
| El producto viene sellado y en buen estado, el cliente cambió de opinión | Reembolsa según tu política, con Reponer marcado. |
| El producto viene dañado, abierto o caducado | Reembolsa con Reponer sin marcar. Luego dalo de baja del anaquel si todavía está contado en algún lado. |
| El cajero cobró el artículo o la cantidad equivocada | Eso es una corrección, no una devolución. Mira Artículo o precio equivocado después de pagar. |
| El cliente no trae ticket | Busca en Pagos recientes por hora y monto. Si no encuentras la venta, sigue la política de tu tienda; el POS solo puede reembolsar una venta que registró. |
| Parte de la venta ya se reembolsó | El cuadro solo muestra los artículos que aún se pueden reembolsar. No puedes reembolsar más que el original. |
Después, y cómo evitarlo
- Cada reembolso aparece en Pagos → Reembolsos y en Reportes → Registro de reembolsos con motivo, operador y si se repuso.
- Revisa el registro cada semana. Muchos reembolsos por Problema de calidad en un producto son una conversación con el proveedor. Muchos por Error de facturación con un cajero son capacitación.
- Escribe tu política de devoluciones en el pie del ticket en Ajustes → Hardware para que la conversación en el mostrador sea más corta.